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Política de Privacidad de VentAll

Última actualización: 09 de febrero de 2026

VentAll (“VentAll”, “nosotros” o “el proveedor”) es una plataforma SaaS de chat center omnicanal con agentes humanos y agentes de inteligencia artificial para ventas y servicio al cliente. Esta Política de Privacidad explica cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales en el marco de la prestación de nuestros servicios.

Al usar nuestro sitio web, nuestros productos o servicios, aceptas las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.

1. Responsable del tratamiento y datos de contacto

En lo que respecta a los datos de los usuarios de VentAll (clientes, usuarios administradores y agentes), el responsable del tratamiento es:

VentAll
Dirección: Calle 18 Nro. 118-250, Cali, Colombia
Correo de contacto general: soporte@ventall.co
Correo para temas de privacidad: privacy@ventall.co

En lo que respecta a los datos de los clientes finales de nuestros clientes (personas que escriben a través de WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, etc.), el responsable del tratamiento es cada uno de nuestros clientes (las empresas que contratan VentAll), y VentAll actúa como encargado del tratamiento siguiendo sus instrucciones.

2. Ámbito de aplicación

Esta Política aplica a:

  • El sitio web ventall.co y cualquier subdominio.

  • La plataforma SaaS de VentAll (aplicación web y futuras aplicaciones móviles).

  • Los servicios de automatización, bots de IA, agentes virtuales y demás soluciones de mensajería ofrecidas por VentAll a sus clientes.

No aplica a sitios web, aplicaciones o servicios de terceros que se enlacen desde VentAll o que se integren con VentAll (por ejemplo, WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram, proveedores de pago, etc.), los cuales tienen sus propias políticas de privacidad.

3. Datos que recopilamos

3.1. Datos de nuestros clientes y usuarios de VentAll

Cuando una empresa se registra en VentAll o usa nuestros servicios, podemos recopilar:

  • Datos de identificación y contacto: nombre, apellidos, cargo, correo electrónico, número de teléfono, nombre de la empresa, NIT/RUT u otro identificador fiscal.

  • Datos de acceso: nombre de usuario, contraseñas (almacenadas de forma cifrada), roles de usuario.

  • Datos de facturación y pago: información de facturación, historial de pagos, planes y suscripciones.

  • Datos de uso de la plataforma: acciones dentro del sistema, configuraciones realizadas, canales conectados, logs técnicos y de auditoría.

3.2. Datos de los clientes finales de nuestros clientes

A través de la integración con diferentes canales de mensajería, tratamos datos que nuestros clientes nos suministran o que se generan en el uso de la plataforma, por ejemplo:

  • Identificadores en los canales de mensajería: número de teléfono de WhatsApp, ID de usuario de Instagram, ID de usuario de Facebook Messenger, usuario de otros canales.

  • Contenido de las conversaciones: mensajes de texto, notas de voz, imágenes, videos, documentos u otros archivos que el cliente final envía o recibe.

  • Metadatos de las conversaciones: fechas, horas, estado de entrega, canal utilizado, etiquetas, asignaciones a agentes o bots.

  • Información de perfil disponible en los canales (por ejemplo, nombre para mostrar, foto de perfil en WhatsApp Business o Instagram, cuando la plataforma lo permita).

Estos datos son tratados por VentAll en calidad de encargado del tratamiento, siguiendo las instrucciones de cada cliente que actúa como responsable.

4. Finalidades del tratamiento de los datos

Usamos los datos personales para las siguientes finalidades principales:

4.1. Prestación del servicio de chat center omnicanal

  • Crear y administrar cuentas de clientes y usuarios (administradores, agentes, supervisores).

  • Conectar y gestionar canales de mensajería (WhatsApp Business, Instagram, Facebook Messenger, email, chat web y otros).

  • Recibir, procesar y mostrar mensajes entrantes procedentes de dichos canales.

  • Permitir a los agentes humanos responder a los clientes finales desde la plataforma VentAll.

4.2. Automatización, bots y agentes de IA

  • Configurar y ejecutar bots de atención, agentes virtuales de ventas y servicio, respuestas automáticas y flujos conversacionales.

  • Utilizar modelos de inteligencia artificial para clasificar mensajes, proponer respuestas, priorizar conversaciones o derivarlas al agente humano adecuado.

  • Mejorar de forma continua la calidad de las respuestas automáticas y de los modelos de IA, usando datos de forma agregada y/o anonimizada cuando sea posible.

4.3. Soporte, mantenimiento y seguridad

  • Proporcionar soporte técnico y de atención al cliente a nuestros clientes.

  • Monitorear y mantener el correcto funcionamiento de la plataforma, prevenir fraudes y accesos no autorizados.

  • Realizar copias de seguridad, logs de auditoría y análisis de incidentes de seguridad.

4.4. Analítica y mejora del servicio

  • Generar reportes y estadísticas sobre el uso de la plataforma: volumen de mensajes, tiempos de respuesta, canales más utilizados, desempeño de agentes y bots.

  • Mejorar las funcionalidades de VentAll, la experiencia de los usuarios y la eficiencia de la plataforma.

  • En algunos casos, usar datos de forma agregada y no identificable para análisis estadísticos, proyecciones o decisiones de producto.

4.5. Cumplimiento legal y contractual

  • Cumplir obligaciones legales y regulatorias en materia de protección de datos y otras leyes aplicables.

  • Gestionar reclamaciones, quejas o requerimientos de autoridades competentes.

  • Hacer valer nuestros derechos contractuales frente a clientes, proveedores o terceros.

5. Base legal y origen de los datos

Los datos personales se tratan con base en:

  • La relación contractual entre VentAll y sus clientes (empresas que contratan la plataforma).

  • El consentimiento de los usuarios finales otorgado a nuestros clientes, cuando sea exigido por la ley aplicable.

  • Intereses legítimos de VentAll y de sus clientes para gestionar canales de atención al cliente y comunicaciones comerciales lícitas, siempre que dichos intereses no vulneren los derechos y libertades de los titulares.

  • Obligaciones legales a las que VentAll o sus clientes estén sujetos.

Nuestros clientes son responsables de garantizar que cuentan con una base legal válida para suministrarnos datos personales y para utilizar VentAll conforme a la normativa de protección de datos aplicable.

6. Uso de datos de plataformas de Meta y otros canales

VentAll se integra con APIs oficiales de terceros, incluyendo:

  • WhatsApp Business Platform (WhatsApp Cloud API)

  • Instagram Graph API

  • Facebook Messenger API

  • Otros canales como Telegram, email, chat web y plataformas similares.

El uso de los datos obtenidos a través de estas plataformas se limita a:

  • Permitir que los negocios reciban y respondan mensajes de sus clientes finales.

  • Gestionar contenido multimedia asociado a dichas conversaciones.

  • Mostrar, cuando aplique, información básica de perfil de la cuenta de negocio (por ejemplo, nombre y foto de el perfil de WhatsApp Business).

  • Proveer reportes y estadísticas sobre el uso de estos canales en forma agregada y no identificable.

VentAll no vende, alquila ni comercializa datos personales obtenidos de plataformas de Meta ni de otros canales de mensajería, ni los utiliza para finalidades distintas a la prestación de los servicios definidos a sus clientes.

Cada cliente es responsable de cumplir con las Políticas de la Plataforma de Meta, las Condiciones de WhatsApp Business y las políticas de los demás canales que utilice.

7. Rol de VentAll: encargado del tratamiento

Para los datos de los clientes finales de nuestros clientes:

  • Cada cliente de VentAll (empresa que contrata la plataforma) es el responsable del tratamiento de esos datos.

  • VentAll actúa como encargado del tratamiento, tratando los datos únicamente de acuerdo con las instrucciones documentadas del cliente y lo establecido en el contrato de servicios.

VentAll:

  • Implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales.

  • No trata los datos con fines propios incompatibles con la prestación del servicio.

  • Puede utilizar datos agregados y anonimados para mejorar el servicio, la seguridad y el rendimiento de la plataforma, sin identificar a personas concretas.

8. Compartición y transferencias de datos

Podemos compartir datos personales únicamente con:

  1. Proveedores de infraestructura y servicios tecnológicos

    • Servicios de hosting, almacenamiento en la nube, bases de datos, monitoreo, email transaccional y herramientas de soporte, que actúan como encargados de tratamiento para VentAll.

  2. Plataformas de mensajería integradas

    • WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger y otros canales, en la medida en que es necesario para enviar y recibir mensajes a través de dichas plataformas.

  3. Autoridades competentes

    • Cuando exista una obligación legal, orden judicial o requerimiento de autoridad que nos obligue a revelar cierta información.

En caso de transferencias internacionales de datos, VentAll procurará que:

  • Se realicen hacia países con un nivel adecuado de protección de datos, o

  • Se implementen salvaguardas contractuales y técnicas apropiadas para proteger los datos.

9. Seguridad de la información

VentAll aplica medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, incluyendo:

  • Cifrado de comunicaciones (por ejemplo, HTTPS/TLS).

  • Controles de acceso basados en roles y autenticación de usuarios.

  • Registros de auditoría y monitoreo de actividad en la plataforma.

  • Copias de seguridad periódicas.

Ningún sistema es completamente seguro, pero VentAll se esfuerza por mantener un nivel de seguridad acorde con los riesgos asociados al tratamiento de los datos.

10. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán:

  • Mientras dure la relación contractual entre VentAll y sus clientes.

  • El tiempo adicional necesario para cumplir obligaciones legales (por ejemplo, contabilidad, facturación) o para defenderse de posibles reclamaciones.

A solicitud de un cliente o al terminar la relación contractual, VentAll podrá:

  • Eliminar o anonimizar los datos personales tratados en nombre del cliente, salvo que exista obligación legal de conservarlos por un período adicional.

  • Entregar una exportación de datos al cliente, si así se pacta y es técnicamente posible.

11. Derechos de los titulares de datos

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

  • Acceder a sus datos personales.

  • Rectificar datos inexactos o desactualizados.

  • Solicitar la eliminación de sus datos cuando sea procedente.

  • Oponerse o restringir ciertos tratamientos.

  • Revocar su consentimiento cuando el tratamiento se base en éste.

11.1. Si eres cliente de VentAll o usuario de la plataforma

Puedes ejercer tus derechos escribiendo a:
privacy@ventall.co

11.2. Si eres cliente final de una empresa que usa VentAll

Debes dirigirte directamente a la empresa (nuestro cliente) que es responsable del tratamiento de tus datos. VentAll colaborará con dicha empresa cuando reciba solicitudes válidas relacionadas con datos tratados a través de la plataforma.

12. Cambios a esta Política de Privacidad

VentAll puede actualizar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para reflejar cambios en la ley, en nuestros servicios o en la forma en que tratamos los datos personales.

Cuando se realicen cambios relevantes, se publicará la versión actualizada en este mismo sitio web e indicaremos la fecha de última actualización. Te recomendamos revisar esta Política de forma periódica.

13. Contacto

Si tienes preguntas o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos en:

VentAll – Área de Privacidad
Correo: privacy@ventall.co